Voetreflexpraktijk Michella werkt conform de normen van de Europese Privacywet, de Algemene Vordering Gegevensbescherming (AVG).

In de AVG staan verplichte maatregelen genoemd waaraan ik als therapeut moet voldoen om je privacy te waarborgen, omdat ik privacy gevoelige informatie vastleg in cliëntendossiers.

Cliëntendossiers

Ik ben wettelijk verplicht om een cliëntdossier aan te leggen vanuit de Wet Geneeskundige BehandelOvereenkomst (WGBO).
In cliëntendossiers leg ik de volgende gegevens vast:

• Naam, adres en woonplaats;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geboortedatum;
• Medische gegevens;
• Leef- en voedingsstijl;
• Evaluatie en ontwikkelingen;
• Onderzoeken en contact met andere behandelaars;
• In het geval van minderjarige cliënten (<16 jaar) noteer ik de NAW en contactgegevens van beide ouders. Beide ouders dienen een toestemmingsformulier te tekenen.

Doeleinden van de vastgelegde gegevens:

• De factuur conform de normen van de zorgverzekeringen op te kunnen maken;
• De factuur na afloop van een consult te e-mailen aan de cliënt;
• Het e-mailadres wordt enkel gebruikt voor doeleinden die betrekking hebben op het behandeltraject;
• Ik gebruik een telefoonnummer wanneer er een no-show is, ik de afspraak moet annuleren of volgens afspraak;
• De medische gegevens heb ik nodig om een behandeltraject op te kunnen stellen en (relatieve) contra-indicaties te kunnen herkennen;
• De leef- en voedingsstijl kunnen van invloed zijn op de aanwezige klachten, om een compleet beeld van een cliënt te krijgen vraag ik hier ook naar;
• Om de juiste behandelingen aan te blijven bieden evalueer ik de voortgang van de therapie;
• Pas na toestemming mag ik gegevens opvragen bij andere behandelaars. De uitkomst hiervan leg ik vast in het cliëntdossier.

Gegevensverwerking

Ik doe mijn uiterste best om de privacy van mijn cliënten te waarborgen. Ik ga zorgvuldig om met uw persoonlijke en medische gegevens en zorg ervoor dat onbevoegden geen toegang hebben tot uw gegevens.

Als behandelend therapeut heb ik als enige de toegang tot de gegevens in cliëntendossiers. Ik heb een wettelijke geheimhoudingsplicht (beroepsgeheim).

Pas na toestemming van een cliënt mag ik contact opnemen met andere artsen of therapeuten.

Wanneer i.v.m. ziekte of andere redenen ik mijn werkzaamheden een tijd niet kan uitvoeren, neemt Wilma te Velde van Veldbloem Voetreflextherapie mij waar. Pas wanneer een cliënt hier schriftelijk toestemming voor geeft mag ik gegevens overdragen. Veldbloem Voetreflextherapie werkt ook conform de normen van de AVG.

Wanneer ik een cliënt doorverwijs naar een andere therapeut mag ik gegevens enkel overdragen na toestemming van de cliënt.

Na afronden van het behandeltraject bewaar ik nog 20 jaar het dossier, dit staat vastgelegd in de WGBO. Voor kinderen geldt dat de 20 jaar ingaat vanaf hun 18e.
Facturen bewaar ik 7 jaar, dit is de wettelijke bewaartermijn.

Bij een datalek ben ik verplicht deze binnen 72 uur te melden. Van een datalek dien ik melding te maken bij de Autoriteit Persoongegevens. Ook cliënten breng ik hiervan op de hoogte.

Gegevens bewaren

• Ik werk met papieren en digitale cliëntdossiers. Papier bewaar ik in een afgesloten kast en digitaal via een ECD;
• Digitale gegevens, zoals facturen, zijn beveiligd met encryptie.

Rechten van cliënten

Recht op inzage
Een cliënt is vrij om zijn dossier bij mij op te vragen en in te zien.

Recht om vergeten te worden
Vanuit de WGBO ben ik verplicht een dossier 20 jaar te bewaren.

Recht op beperking van de verwerking
Wanneer genoteerde informatie niet onder de WGBO/dossierplicht valt, ben ik verplicht deze er uit halen wanneer een cliënt dit wenst.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer gewenst en met schriftelijke toestemming draag ik gegevens over aan andere behandelaars en therapeuten.

Minderjarigen
Vanuit de WGBO komt het gezag toe aan de wilsbekwame minderjarige tussen de 12 en 16 jaar en diens ouder(s) met gezag. Ouder(s) van minderjarigen tot 16 jaar hebben medebeslissingsrecht over de behandeling.

In de praktijk

• Tijdens de eerste afspraak informeer ik cliënten mondeling over de dossierplicht;
• Deze privacyverklaring zit als bijlagen in het cliëntdossier. Bij het akkoord gaan met de privacyverklaring en het vastleggen van de gegevens, vraag ik de cliënt een handtekening te zetten op de privacyverklaring;
• Datalekken meld ik binnen 72 uur.
• In de Algemene Voorwaarden staat informatie over mijn beroepsvereniging (CAT), klacht- en tuchtrecht en geschillen (RBCZ/TCZ en WWKGZ).

Meer informatie over de AVG kun je lezen op Autoriteit Persoonsgegevens AVG